Guida al caricamento dei documenti nella Data Room

Gestire i documenti nella tua Data Room

Usa la tua data room per archiviare e organizzare in modo sicuro tutti i documenti che un acquirente potrebbe richiedere, come bilanci, contratti, licenze e contratti di locazione. Questo processo illustra tre modi pratici per caricare i documenti: direttamente dal tuo computer, richiedendoli ad altre persone e importandoli da Google Drive. Ogni file caricato viene automaticamente controllato e associato dall'AI alla tua checklist.

Step 1: Apri la tua Data Room

Apri la tua data room, dove tutti i documenti verranno archiviati e organizzati.

Step 2: Carica i file direttamente dal tuo computer

Apri la data room in cui vuoi caricare i documenti.

Vai nella cartella appropriata in base al tipo di documento, ad esempio bilanci in “Financials” e contratti in “Legals”.

Step 3: Avvia il processo di caricamento

Nella cartella scelta, clicca sul pulsante Upload per iniziare ad aggiungere file dal tuo computer.

Puoi trascinare i file nell'area di caricamento oppure selezionarli direttamente dal tuo computer.

Dopo averlo selezionato, il file inizierà a caricarsi nella tua data room.

Dopo il caricamento, l'AI del sistema associa automaticamente il file alla voce corretta della checklist e la contrassegna come completata, quando necessario.

Step 4: Richiedi documenti ad altre persone

Quando i documenti sono in possesso di qualcun altro, come il tuo commercialista, avvocato o contabile, usa la funzione Request Document nella barra superiore.
Clicca su Request Document.

Poi clicca su Create Link e copia il link generato.

Invia questo link alla persona che ha i documenti. Vedrà una pagina di caricamento semplice, dove potrà trascinare i file e inviarli, senza bisogno di account, password o registrazione. Potrà caricare PDF, documenti Word, file Excel, PowerPoint o immagini fino a 25 MB ciascuno, seguendo le stesse regole previste per i tuoi caricamenti.

Vedrà solo il nome della room a cui sta inviando i file e nient'altro: non i tuoi file, le cartelle, l'annuncio o gli altri collaboratori.

Tutto ciò che invia arriva direttamente nella tua data room e viene elaborato dagli stessi controlli AI, finendo subito nel posto appropriato.

Il link per il caricamento resta attivo finché non lo disattivi manualmente. Per disattivarlo, clicca su Disable Link nella stessa area in cui lo hai creato.

Step 5: Importa documenti da Google Drive

Per aggiungere documenti già archiviati su Google Drive, usa l'opzione Import nella barra superiore. Clicca su Import.

Seleziona Google Drive dal menu.

(OneDrive sarà disponibile presto e comparirà nello stesso menu quando supportato.)

La prima volta che usi questa funzione, ti verrà chiesto di collegare il tuo account Google. Si aprirà sopra una finestra di accesso Google: scegli l'account che vuoi collegare. Se il browser blocca la finestra pop-up, completa il collegamento nella scheda corrente dalla pagina delle impostazioni: il risultato finale sarà lo stesso.

Dopo il collegamento, seleziona da Google Drive i documenti che desideri e conferma il caricamento.

I file importati arriveranno direttamente nella tua data room e saranno elaborati come qualsiasi altro caricamento.

Step 6: Monitora il completamento della tua Data Room

Continua ad aggiungere documenti con il metodo che preferisci: caricamento diretto, link di richiesta o importazione da Google Drive. Ogni file aggiunto aumenta il tuo stato di completamento. Quando la checklist mostra Complete, la tua data room è pronta da presentare agli acquirenti. Tutti e tre i metodi compilano la room allo stesso modo, quindi scegli quello più rapido per te.

FAQ sui metodi di caricamento della Data Room

Introduzione

Questa FAQ spiega come aggiungere documenti a una data room usando i tre metodi di caricamento mostrati nella registrazione e chiarisce come funzionano i link condivisi e i controlli AI per i diversi utenti coinvolti nella preparazione di una data room.

Contenuto della FAQ

Caricare file direttamente dal computer

D1. Come carico documenti dal mio computer nella data room?
Apri la data room e vai alla cartella a cui appartiene il file (ad esempio, i conti in Financials, i contratti in Legals). Clicca su Upload, poi trascina il file nell’area di caricamento oppure selezionalo direttamente dal tuo computer. Il file verrà caricato nella cartella scelta della data room.

D2. Cosa succede dopo aver caricato un file dal computer?
Una volta caricato il file, l’AI lo confronta con la checklist e contrassegna come verificata la voce corrispondente. Questo contribuisce ad avvicinare lo stato complessivo della data room a Complete.

Richiedere documenti a soggetti esterni

D3. Come posso richiedere documenti al mio commercialista, avvocato o contabile?
Nella barra superiore della data room, clicca su Request Document, poi seleziona Create Link. Copia il link generato e invialo alla persona che possiede i documenti, così potrà caricare i file direttamente nella tua data room.

D4. Cosa vedono i collaboratori esterni quando usano il link di richiesta?
Vedono un’unica pagina pulita dove possono trascinare i file e inviarli, senza bisogno di account, password o registrazione. Possono vedere il nome della room a cui stanno inviando i file, ma non possono vedere i tuoi file, le tue cartelle, il tuo annuncio o le altre persone con cui condividi.

D5. Quali tipi e dimensioni di file possono caricare i collaboratori esterni tramite il link di richiesta?
Possono caricare file PDF, Word, Excel, PowerPoint o immagini fino a venticinque megabyte ciascuno. Per loro valgono le stesse regole di caricamento dei tuoi upload.

D6. Per quanto tempo rimane attivo un link di richiesta documenti e come posso disattivarlo?
Il link continua a funzionare finché non lo disattivi. Puoi disattivarlo usando l’opzione Disable Link mostrata dove viene gestito il link.

D7. I file caricati tramite il link di richiesta ricevono lo stesso trattamento AI?
Sì, tutto ciò che viene inviato tramite il link di richiesta arriva direttamente nella tua data room e riceve lo stesso controllo AI dei file che carichi personalmente.

Importare da Google Drive

D8. Come importo documenti da Google Drive nella data room?
Nella barra superiore, clicca su Import, poi seleziona Google Drive. La prima volta che lo fai, si apre una finestra di Google Sign-In in sovrimpressione; scegli il tuo account per collegarlo, poi potrai selezionare e caricare i documenti, che arriveranno direttamente nella data room.

D9. Cosa devo fare se il browser blocca la finestra di Google Sign-In?
Se il browser blocca il pop-up di accesso, apri la procedura di accesso nella scheda corrente e completa il collegamento nelle impostazioni. Otterrai lo stesso risultato: collegare Google Drive per poter importare documenti.

D10. OneDrive è supportato per l’importazione di documenti?
OneDrive non è ancora disponibile, ma arriverà presto e comparirà nel menu Import quando sarà supportato.

Completamento e stato della Data Room

D11. In che modo il caricamento dei file influisce sullo stato di completamento della mia data room?
Ogni file che aggiungi avvicina la data room al completamento in base alla checklist. Quando lo stato indica Complete, la tua data room è pronta da mostrare.

D12. È importante quale metodo di caricamento uso per riempire la data room?
No, puoi scegliere il metodo più veloce per te: caricamento diretto dal computer, link di richiesta o importazione da Google Drive. La room si riempie allo stesso modo, indipendentemente dal metodo utilizzato.